Ausschlussfrist

Ausschlussfristen oder auch Verfallfristen sind Regelungen in Arbeitsverträgen oder auch Tarifverträgen, die (soweit sie wirksam sind), dazu führen, dass bestimmte Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verfallen, wenn sie nicht innerhalb einer bestimmten Frist nach Fälligkeit geltend gemacht werden.

Durch Ausschlussfristen können (von wenigen Ausnahmen abgesehen) alle möglichen Ansprüche, die Sie als Arbeitnehmer gegenüber Ihrem Arbeitgeber aus dem Arbeitsverhältnis haben – insbesondere auch Ihr Anspruch auf Ihre Vergütung – verloren gehen. Ist die Ausschlussfrist abgelaufen, bevor Sie Ihren Anspruch geltend gemacht haben, dann haben Sie schlicht gesagt „Pech gehabt“.

Das gleiche gilt natürlich auch für Arbeitgeber. Wenn Sie als Arbeitgeber beispielsweise einen Anspruch gegen Ihren Mitarbeiter auf Schadensersatz hätten, dann können Sie diesen Anspruch ebenfalls nicht mehr geltend machen, wenn Sie ihn nicht rechtzeitig geltend gemacht haben und er deshalb durch die Ausschlussfrist verfallen ist.

Ausschlussfristen sind nicht gesetzlich geregelt. Sie sind als sogenannte „Ausschlussklauseln“ oder auch „Verfallklauseln“ in Arbeitsverträgen oder auch in Tarifverträgen, manchmal auch in Betriebsvereinbarungen oder Sozialplänen geregelt.

Ausschlussklauseln in Arbeitsverträgen oder auch Tarifverträgen sind weit verbreitet. Sie sollten daher frühzeitig noch einmal einen Blick in Ihren Arbeitsvertrag oder einen auf Ihr Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifvertrag werfen, wenn Sie noch offene Ansprüche gegen Ihren Arbeitgeber haben.

Vertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen können – je nach inhaltlicher Ausgestaltung – sehr weitreichend sein.

Ausschlussfristen können sich nicht nur auf vertragliche sondern auch auf gesetzliche Ansprüche erstrecken und zwar auch auf solche gesetzlichen Ansprüche, von denen nach den gesetzlichen Vorgaben eigentlich nicht zum Nachteil des Arbeitnehmers abgewichen werden kann. Auch wenn Sie als Arbeitnehmer also auf bestimmte Ansprüche zu Ihrem eigenen Schutz vertraglich nicht wirksam verzichten können (wie z.B. auf Urlaubsansprüche oder Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall), können diese Ansprüche durch eine vertragliche Ausschlussklausel verfallen.

Welche Ansprüche erfasst werden, richtet sich nach dem Inhalt der konkreten Ausschlussklausel.

Welche Ansprüche des Arbeitnehmers können durch eine Ausschlussklausel verfallen?

Im Einzelnen können dem Grunde nach folgende Ansprüche des Arbeitnehmers durch eine Ausschlussklausel verfallen:

• Alle Ansprüche auf Arbeitsentgelt einschließlich Provisionen, Ansprüchen aus Annahmeverzug, Mehrarbeit/Überstunden, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
• Ansprüche auf Zahlung von Zuschlägen, wie etwa Überstundenzuschläge,
• der Anspruch auf Urlaubsentgelt oder Urlaubsgeld und Urlaubsabgeltung
• Ansprüche aus einem Sozialplan,
• Schadensersatzansprüche,
• der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis

Welche Ansprüche des Arbeitgebers können durch eine Ausschlussklausel verfallen?

Von Seiten des Arbeitgebers können von einer Ausschlussklausel dem Grunde nach folgende Ansprüche verfallen:

• Vertragsstrafen
• Schadenersatzansprüche
• Ansprüche auf Rückzahlung überzahlter Vergütung
• Ansprüche auf Rückzahlung von Fortbildungskosten
• Rückzahlung eines dem Arbeitnehmer gewährten Darlehens

Zunächst einmal ist beiden Fristen gemeinsam, dass sie der Rechtssicherheit dienen. Sowohl durch die Ausschlussfrist als auch durch die Verjährungsfrist soll sichergestellt werden, dass Ansprüche nach Ablauf einer bestimmten Zeit nicht mehr geltend gemacht werden können.

Während Verjährungsfristen gesetzlich geregelt sind (so z.B. in § 195 BGB), müssen Ausschlussfristen vertraglich vereinbart werden (z.B. in einem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag).

Die gesetzliche Verjährungsfrist gilt auch für Ansprüche aus einem Arbeitsvertrag. Allerdings beträgt die regelmäßige gesetzliche Verjährungsfrist 3 Jahre. Dies ist eine relativ lange Zeitspanne. Um diese Zeitspanne zu verkürzen, werden Ausschlussfristen vereinbart. Ausschlussfristen sind deutlich kürzer als die regelmäßige Verjährungsfrist. Sie betragen in der Regel 3 bis maximal 6 Monate. In Ausnahmefällen auch mal ein Jahr. Nach Ablauf der Ausschlussfrist können Ansprüche dann nicht mehr geltend gemacht werden. Die vertragliche Ausschlussklausel verdrängt damit die gesetzliche Verjährungsfrist.

Eine Verjährungsfrist kommt außerdem nur dann zum Tragen, wenn Sie sich ausdrücklich darauf berufen. Machen Sie also beispielsweise noch Lohnansprüche aus einem bereits mehr als 3 Jahre beendeten Arbeitsverhältnis geltend für das keine Ausschlussfrist im Vertrag vereinbart war und Ihr ehemaliger Arbeitgeber beruft sich nicht auf die Verjährungsfrist, dann können Sie den Anspruch immer noch durchsetzen. In einem etwaigen Gerichtsprozess würde das Gericht den Anspruch nicht wegen Ablaufs der Verjährungsfrist abweisen.

Anders bei einer Ausschlussfrist. Hierauf muss sich Ihr Arbeitgeber nicht ausdrücklich berufen. Die Ausschlussfrist muss das Gericht selbständig, also „von Amts wegen“ prüfen. Selbst wenn Sie und auch Ihr Arbeitgeber also die Ausschlussfrist übersehen oder vergessen haben, könnten Sie den Anspruch nicht mehr durchsetzen. Das Gericht würde Ihren Anspruch wegen der Ausschlussfrist abweisen.

Nicht alle in einem Arbeitsvertrag vereinbarten Ausschlussklauseln sind wirksam. Das Bundesarbeitsgericht erklärt – auch bedingt durch sich ändernde gesetzliche Vorschriften – immer wieder bestimmte Ausschlussklauseln- der Verfallklauseln in Arbeitsverträgen für unwirksam.

Ganz grundsätzlich kann man sagen, dass Ausschlussklauseln in Arbeitsverträgen immer dann unwirksam sind, wenn sie den Arbeitnehmer unangemessen benachteiligen, zum Beispiel weil sie nicht klar und verständlich sind. Dies ergibt sich aus den Vorschriften über die Kontrolle von allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) die in den §§ 305ff. BGB geregelt sind.

Insoweit sind seit einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2005 (28.9.2005 – 5 AZR 52/05) wegen einer unangemessenen Benachteiligung der Arbeitnehmer alle Ausschlussklauseln unwirksam, die eine kürzere Frist als 3 Monate für die Geltendmachung von Ansprüchen vorsehen.

Nach einer aktuellen Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 24.8.2016 (5 AZR 703/15) sind nun wohl auch alle Ausschluss- oder Verfallklauseln unwirksam, die nicht ausdrücklich den gesetzlichen Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) von der Ausschlussfrist ausnehmen. Dies dürfte aufgrund der Argumentation des Bundesarbeitsgerichts in der genannten Entscheidung.

Durch eine aktuelle Gesetzesänderung sind in allen ab dem 1.10.2016 neu abgeschlossenen Arbeitsverträgen auch solche Ausschlussklauseln unwirksam, die verlangen, dass ein Anspruch schriftlich (also durch eigenhändig unterschriebenen Brief der entweder per Post oder Fax zugestellt oder persönliche ausgehändigt wird) geltend gemacht wird. Nach einer Neuregelung in § 309 Nr. 13 BGB (in Verbindung mit Art. 229 § 37 EGBGB) darf ab diesem Zeitpunkt nur noch die Textform verlangt werden. Dies schließt gegenüber der strengeren Schriftform auch die Geltendmachung eines Anspruchs per Email, SMS oder Whatsapp mit ein.

Wohl jedenfalls für alle Ausschlussklauseln in Arbeitsverträgen gelten, die nach Einführung des MiLoG, also nach dem 1.1.2015 abgeschlossen worden sind. Für alle Arbeitsverträge im Anwendungsbereich der „Verordnung über zwingende Arbeitsbedingungen für die Pflegebranche“ (PflegeArbbV) gilt dies bereits für alle Verfallklauseln in Arbeitsverträgen, die nach dem 1.8.2010 abgeschlossen worden sind.

Eine wirksam vereinbarte Ausschlussfrist führt dazu, dass Sie einen von dieser Frist erfassten Anspruch nach Ablauf der genannten Frist (regelmäßig 3 Monate) als Arbeitnehmer nicht mehr gegenüber dem Arbeitgeber und umgekehrt als Arbeitgeber nicht mehr gegenüber dem Arbeitnehmer geltend machen können.

Je nachdem, ob eine Ausschlussklausel die einfache (meist schriftliche) Geltendmachung des Anspruchs gegenüber dem anderen Vertragspartner zur Wahrung der Ausschlussfrist genügen lässt oder ob darüber hinaus zusätzlich erforderlich ist, eine Klage beim Arbeitsgericht zu erheben, falls die Gegenseite die Leistung nach der (schriftlichen) Geltendmachung verweigert, spricht man von einstufigen oder zweistufigen Ausschlussfristen.

Eine übliche Formulierung für eine einstufige Ausschlussklausel lautet:
„Alle beiderseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis und seiner Beendigung sowie solcher, die mit dem Arbeitsverhältnis in Verbindung stehen verfallen, wenn sie nicht innerhalb von drei Monaten nach deren Fälligkeit gegenüber der anderen Vertragspartei schriftlich geltend gemacht werden.“

Eine übliche Formulierung für eine zweistufige Ausschlussklausel lautet:
„Lehnt die Gegenpartei den Anspruch ab oder erklärt sich nicht innerhalb von zwei Wochen nach der Geltendmachung des Anspruchs, so verfällt dieser, wenn er nicht innerhalb von drei Monaten nach Ablehnung oder Fristablauf gerichtlich geltend gemacht wird.“

Wenn in Ihrem Arbeitsvertrag eine Ausschlussfrist für die Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis vereinbart wurde, dann müssen Sie grundsätzlich Ihre Ansprüche innerhalb der darin vorgeschriebenen Frist konkret geltend machen – also zum Beispiel Ihr Gehalt für bestimmte Monate einfordern.

Eine ganze Zeit hat das Bundesarbeitsgericht die Ansicht vertreten, dass dies auch für solche Gehaltsansprüche gilt, die abhängig von dem Ausgang des Kündigungsschutzprozesses sind. Arbeitnehmer waren daher gezwungen, Vergütungsansprüche für den Zeitraum nach Ablauf der Kündigungsfrist innerhalb der vertraglichen Ausschlussfrist in der vertraglich vorgeschriebenen Form geltend zu machen, auch wenn der Kündigungsschutzprozess noch nicht beendet war und deshalb noch gar nicht feststand, ob die Kündigung unwirksam ist und sie die Vergütungsansprüche also tatsächlich haben.

Dem hat das Bundesverfassungsgericht ein Ende gesetzt, indem eine Verpflichtung des Arbeitnehmers zu Klageerweiterungen (die mit zusätzlichen Kosten verbunden sind) zur Wahrung einer zweistufigen Ausschlussfrist für verfassungswidrig erklärt hat. Es könne nicht sein, so das Bundesverfassungsgericht, dass der Arbeitnehmer gezwungen sei, Ansprüche einzuklagen, die von dem Ausgang des Prozesses abhängen (BVerfG 1.12.2010 – 1 BvR 1682/07).

Daraufhin hat das Bundesarbeitsgericht seine Rechtsprechung geändert und erklärt, dass durch die Erhebung einer Kündigungsschutzklage sowohl die erste als auch die zweite Stufe einer zweistufigen Ausschlussfrist gewahrt wird (BAG 19.9.2012 – 5 AZR 627/11.Damit verfallen Lohnansprüche, die vom Ausgang des Kündigungsschutzverfahrens abhängen also nicht, wenn sie nicht während des laufenden Prozesses geltend gemacht werden.

Was Sie zur Wahrung der vertraglichen Ausschlussfrist tun müssen ergibt sich regelmäßig aus der vertraglichen Ausschlussklausel selbst. Wenn Sie tun, was in der vertraglichen Regelung steht, dann sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.

Ganz grundsätzlich kann man sagen, Sie müssen einen fälligen Anspruch innerhalb einer bestimmten Frist gegenüber dem Arbeitgeber bzw. dem Arbeitnehmer geltend machen. Diese Geltendmachung muss in der Regel schriftlich erfolgen. Das bedeutet, Sie müssen Ihren Arbeitgeber anschreiben (per Post, per Fax) und erklären, was genau Sie von ihm fordern. Wenn es zum Beispiel um eine offene Gehaltszahlung geht, dann müssen Sie erklären, dass Ihnen für einen bestimmten Monat noch soundso viel Geld zusteht und Sie diesen Betrag von ihm verlangen.

Ob Sie darüber hinaus noch weitere Schritte unternehmen müssen, um Ihren Anspruch zu sichern hängt davon ab, ob es sich um eine sogenannte „einstufige“ oder um eine sogenannte „zweistufige“ Ausschlussfrist handelt.

1. Einstufige Ausschlussfristen

Handelt es sich um eine einstufige Ausschlussklausel, müssen Sie außer der (meist schriftlichen) Geltendmachung Ihres Anspruchs nichts weiter tun. Sollte der Arbeitgeber Ihren Anspruch dennoch nicht erfüllen, dann können Sie irgendwann – sicherheitshalber jedoch innerhalb eines Jahres jedenfalls aber innerhalb der regelmäßigen gesetzlichen Verjährungsfrist von 3 Jahren – Ihren Anspruch einklagen.

2. Zweistufige Ausschlussfristen

Handelt es sich um eine zweistufige Ausschlussklausel, dann müssen Sie zusätzlich zu der (schriftlichen) Geltendmachung, wie sie in der einstufigen Ausschlussklausel verlangt wird, innerhalb einer weiteren Frist vor dem Arbeitsgericht klagen, sollte die Gegenseite Ihren geltend gemachten Anspruch nicht innerhalb einer bestimmten, in der Ausschlussklausel genannten, Frist erfüllen.

Allerdings können Sie die erste Stufe bei einer zweistufigen Ausschlussfrist auch überspringen und gleich klagen. Aber VORSICHT: Sie müssen in diesem Fall sicherstellen, dass die Klage Ihrem Arbeitgeber innerhalb der Frist der ersten Stufe vom Gericht zugestellt wird. Das Einreichen der Klage beim Arbeitsgericht reicht für die Fristwahrung nicht aus!

Was Sie tun müssen, um eine arbeitsvertragliche Ausschlussfrist zu wahren, die ein Schriftformerfordernis enthält, hängt wesentlich davon ab, ob Ihr Arbeitsvertrag vor oder nach dem 1.1.2016 abgeschlossen worden ist.

Wegen einer Gesetzesänderung in § 309 Nr. 13 BGB die zum 1.10.2016 wirksam wird (Art. 229 § 37 EGBGB), dürfen Ausschlussklauseln in allen ab diesem Tag abgeschlossenen Arbeitsverträgen nur noch verlangen, dass die Geltendmachung der Forderung in Textform erfolgt. Die Textform schließt neben dem postalischen Schreiben und dem Fax auch die Übermittlung per Email oder sogar SMS oder Whatsapp ein.

Aufgrund dieser gesetzlichen Änderung sind deshalb künftig alle Ausschlussklauseln in ab dem 1.10.2016 neu abgeschlossenen Arbeitsverträgen, die die Schriftform und nicht lediglich die Textform vorsehen, unwirksam. Bei bis zum 30.9.2016 abgeschlossenen Arbeitsverträgen bleiben die Ausschlussklauseln, die vorsehen, dass der Anspruch „schriftlich“ geltend gemacht werden muss, wirksam.

Wenn Ihr Arbeitsvertrag also vor dem 1.10.2016 abgeschlossen ist, dann müssen Sie zur Einhaltung des Formerfordernisses Ihre Forderung in Papierform geltend machen, also ein Schreiben an den Arbeitgeber aufsetzen und dieses entweder per Post oder per Email zusenden oder aber persönlich bei ihm abgeben.

Damit Sie später keine Probleme haben, zu beweisen, dass Sie Ihre Forderung rechtzeitig geltend gemacht haben, sollten Sie sich in jedem Fall eine Kopie von Ihrem Schreiben anfertigen und sicherstellen, dass das Schreiben auch rechtzeitig bei Ihrem Arbeitgeber ankommt, indem Sie es entweder per Post mit Einschreiben/Rückschein oder per Boten zuschicken. Wenn Sie die Aufforderung per Fax übersenden, dann sollten Sie ein Faxprotokoll haben, auf dem erkennbar ist, was für ein Schreiben Sie gefaxt haben.

Hinweis: Die Geltendmachung Ihrer Forderung per Email reicht bei Ausschlussklauseln, die hierfür die Schriftform vorsehen („schriftlich“) nicht aus, soweit der Arbeitsvertrag vor dem 1.10.2016 abgeschlossenen wurde.

Tipp für Arbeitnehmer: Auch wenn es nach der gesetzlichen Neuregelung in § 309 Nr. 13 BGB für alle ab dem 1.10.2016 abgeschlossenen Arbeitsverträge grundsätzlich ausreicht, seinen Anspruch per Email, SMS oder Whatsapp geltend zu machen, kann ich keine der drei Varianten empfehlen, weil es hierfür keinerlei anerkannten Zustellnachweis gibt. Sollte Ihr Arbeitgeber also auf die Email, SMS oder Whatsapp nicht reagieren und später behaupten, sie gar nicht erhalten zu haben, dann haben Sie ein Problem, da Sie beweisen müssen, dass Ihre Nachricht den Arbeitgeber erreicht hat.

Tipp für Arbeitgeber: Sie sollten dringend Ihre Arbeitsverträge der neuen Gesetzeslage prüfen und eine darin enthaltene Ausschlussklausel, die ein Schriftformerfordernis vorsieht dahingehend anpassen, dass für die Geltendmachung eines Anspruch die Textform ausreicht. Eine nach dem 30.9.2016 verwendete Ausschlussklausel in Ihrer Vertragsvorlage, die mehr als die Textform verlangt, ist nach § 309 Nr. 13 BGB unwirksam mit der Folge, dass die Ausschlussklausel überhaupt keine Anwendung findet und etwaig gegen Sie geltend gemacht Ansprüche nur der Verwirkung oder der Verjährungsfrist unterliegen.

Nach einem aktuellen Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG 24.8.2016 – 5 AZR 703/15) ist davon auszugehen, dass die Ausschlussfristen für den Anspruch auf Mindestlohn nicht gelten.

In dem vom Bundesarbeitsgericht entschiedenen Fall ging es um eine Gehaltsforderung einer Pflegehilfskraft, auf deren Arbeitsverhältnis die am 1.8.2010 in Kraft getretene Verordnung über zwingende Arbeitsbedingungen für die Pflegebranche (PflegeArbbV) anwendbar war, in der unter anderem das Mindestentgelt geregelt ist und von der vertraglich nicht abgewichen werden darf. Der Arbeitsvertrag der Pflegehilfskraft enthielt eine zweistufige Ausschlussklausel. Die Klägerin hielt zwar die Frist für die erste Stufe der Ausschlussklausel ein, erhob aber nicht innerhalb der Frist der zweiten Stufe die erforderliche Klage.

Nach Auffassung des Bundesarbeitsgericht stelle eine als Allgemeine Geschäftsbedingung vereinbarte Ausschluss- oder Verfallklausel, dies den Mindestlohn nicht ausdrücklich ausnimmt, eine unangemessene Benachteiligung dar, weil für den Arbeitnehmer nicht hinreichend klar und verständlich ist, dass der Mindestlohn von der Ausschlussklausel nicht erfasst ist und dieser durch die unklare Verfallklausel davon abgehalten werden könnte, seinen Anspruch auf Mindestentgelt nach Fristablauf geltend zu machen.

Es ist deshalb damit zu rechnen, dass jedenfalls Ausschlussklauseln in allen neu abgeschlossenen Arbeitsverträgen unwirksam sind, wenn sie Ansprüche auf Mindestlohn nicht ausdrücklich ausnehmen.

Was muss ich als Arbeitgeber bei der Formulierung der Ausschlussklausel beachten?

Ausschlussfristen sind grundsätzlich sehr sinnvoll, um schnell für Rechtssicherheit zu sorgen und sicherzustellen, dass nach Ablauf einer kurzen Frist keine Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis mehr gegen Sie erhoben werden können.

Die rechtssichere Formulierung von Ausschlussklauseln in Arbeitsverträgen bereitet jedoch nicht zuletzt aufgrund der sich immer wieder ändernden Rechtsprechung erhebliche Schwierigkeiten. Eine unzulässige formulierte Ausschlussklausel führt nach den Vorschriften des AGB-Rechts in vielen Fällen dazu, dass die Verfallklausel insgesamt unwirksam ist und somit keine Anwendung findet. Damit ist nicht nur ärgerlich sondern kann Sie auch teuer zu stehen kommen, wenn einer Ihrer Mitarbeiter zum Beispiel erhebliche Vergütungsansprüche geltend macht, die durch eine wirksame Ausschlussklausel eigentlich bereits verfallen wären.

Für die Formulierung von Ausschlussklauseln in Arbeitsverträgen sind zwei aktuelle Änderungen von großer Bedeutung:

1. Ausschlussfrist und Schriftform

Aufgrund einer gesetzlichen Neuregelung (§ 309 Nr. 13 BGB) dürfen Ausschlussklauseln in Arbeitsverträgen, die ab dem 1.10.2016 abgeschlossen werden nur noch die „Textform“ und nicht mehr die „Schriftform“ verlangen.

Alle Ausschlussfristen in ab dem 1.10.2016 geschlossenen Arbeitsverträgen, die vorschreiben, dass Ansprüche „schriftlich“ geltend gemacht werden müssen, sind unwirksam mit der Folge, dass die Arbeitnehmer ihre Ansprüche nicht der kurzen Ausschlussfrist unterliegen sondern noch innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfrist von 3 Jahren geltend machen können.

Ihre Ansprüche als Arbeitgeber gegenüber den Arbeitnehmern erlöschen dagegen weiterhin innerhalb der in der Ausschlussklausel vorgesehenen Frist. Auf die Unwirksamkeit Ihrer eigenen Klauseln dürfen Sie sich nämlich nicht berufen.

2. Ausschlussfrist und Mindestlohn

Nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Monat August 2016 (BAG 24.8.2016 – 5 AZR 703/15) ist davon auszugehen, dass Ausschlussfristen, die Ansprüche auf Zahlung des Mindestlohns nicht ausdrücklich ausnehmen, unwirksam sind mit der Folgen, dass der Arbeitnehmer sämtliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis noch innerhalb der 3jährigen Verjährungsfrist geltend machen kann, sie jedoch für alle Ihre Ansprüche gegenüber dem Arbeitnehmer an die kurze Frist Ihrer Ausschlussfrist gebunden bleiben.